vrijwilliger jubileum project beschrijving archief-en collectiezorg
2014-2015, Het Firmament i.s.m. Theater Aan Zee

Een inventaris tot op stukniveau met vrijwilligers uit de achterban van het festival

Een inventarisatie op stukniveau is tijdrovend werk en niet altijd even zinvol voor alle delen van je archief en collectie. Toch zijn er in bepaalde contexten goede argumenten om documenten of objecten uit je archief stuk voor stuk te beschrijven. Zo wil Theater Aan Zee (TAZ) naar aanleiding van zijn 20-jarige bestaan in 2016 de geschiedenis van het festival vertellen en zichtbaar maken. Wat het resultaat van dit project ook mag zijn (een tentoonstelling, een publicatie, digitalisering van het archief, een online databank,...), vast staat dat een gedetailleerde inventaris de nuttige eerste stap is. Daarom startte eind 2014 een groepje ijverige vrijwilligers onder begeleiding van Het Firmament met het inventariseren van het papieren archief van TAZ op stukniveau. Hiervoor doen ze beroep op de richtlijnen te vinden op TRACKS.


Opsporen en aanvullen archief

De medewerker pers & communicatie van TAZ bracht het archief eerder al in kaart. Bij het opmaken van deze grove inventaris bleek dat er heel wat archief uit de beginjaren ontbrak. Er werd een algemene oproep naar de grote achterban van TAZ uitgestuurd om de ontbrekende delen uit het archief op te sporen. Ondanks de brede oproep was de reactie in eerste instantie eerder beperkt. Uiteindelijk werd het archief voor een groot deel aangevuld met archief van ex-medewerkers van TAZ.


De "TAZ-madammen"

In tegenstelling tot het registratieproject in Mechelen werkt Het Firmament in dit project met vrijwilligers uit de eigen achterban van TAZ. TAZ heeft namelijk een enorme achterban en kan elk jaar 100’en vrijwilligers mobiliseren om het festival te ondersteunen. Een groepje van 4 trouwe vrijwilligers (ook wel bekend als de "TAZ-madammen") wilden dan ook graag helpen bij het inventariseren van het archief. Een groot voordeel van vrijwilligers uit de eigen achterban is dat ze het festival goed kennen en gemakkelijkerer bepaalde stukken in hun context kunnen plaatsen.


Vorming

De vrijwilligers kennen het festival wel zeer goed, maar zijn minder vertrouwd met erfgoedzorg. Daarom ging Het Firmament ter plaatse om een vorming te geven. Daarbij werd ze eerst verduidelijkt wat het cultureel erfgoed van de podiumkunsten is en waarom het inventariseren op stukniveau zinvol is voor TAZ. Vervolgens werden de vrijwilligers klaargestoomd om volgens de regels van de kunst het papieren archief :

  • te beschrijven
  • te labelen
  • te verpakken en op te bergen

Daarna gingen de enthousiaste vrijwilligers meteen van start!

Een uitgebreid verslag over de gevolgde methode (met tips en aanbevelingen) vind je op TRACKS!


Zelf aan de slag? Bekijk de TRACKS-richtlijn 'Maak een beschrijving van je archief en collectie(s)' en bijhorende tools.