WAT?
Ben je enthousiast over het archiveren van jouw werk, maar heb je nog enkele praktische bedenkingen? Bekijk dan deze richtlijn en laat je inspireren om je meest prangende problemen op te lossen.

WAAROM?
Uit onze gesprekken met het veld kwamen vier belangrijke obstakels naar voor: gebrek aan geld, plaats, tijd en expertise. Het zijn deze vier obstakels die hier behandeld worden.  

Vergis je niet: elk van deze oplossingen vraagt om de nodige inspanningen. Als je in een organisatie werkt, zorg je er dus best voor dat het hele team je steunt in deze onderneming. Moesten ze nog niet overtuigd zijn, kan je hen doorverwijzen naar enkele pilootprojecten op deze website en de visietekst  ‘Waarom zorg dragen voor je archief?

HOE?

Geld 

Als kunstenaar liggen je prioriteiten ongetwijfeld bij het maken van nieuwe creaties. Dat er dus niet veel geld overblijft om zorg te dragen voor je archief en collectie is dus niet onlogisch. Lees hier hoe je toch geld kan vrijmaken om dit archiefproject te financieren.  

  • Extra subsidiegeld vinden, is natuurlijk niet evident. Probeer daarom de kosten voor je archief en collectie  in eerste instantie in te werken in je jaarlijkse begroting. Zijn de Raad van Bestuur, de directie of andere belanghebbenden nog niet helemaal overtuigd van het nut ervan, verwijs hen dan door naar onze visietekst ‘Waarom zorg dragen voor je archief ?’ en enkele pilootprojecten op deze website.
  • Subsidieaanvragen voor een erfgoedproject :
  • Inkomsten genereren met en voor het archief (crowdfunding). Crowdfunding, vrij vertaald “financiering door de menigte (the crowd)” is een alternatieve vorm van financiering waarbij er rechtstreeks beroep wordt gedaan op de bevolking (zonder een intermediair als de overheid) voor het inzamelen van geld.
    • De Koning Boudewijnstichting biedt de mogelijkheid bij hen een projectrekening te openen. De projectrekening  wordt dan beheerd door de Koning Boudewijnstichting, waardoor jouw project meer erkenning en zichtbaarheid krijgt. Bovendien krijgen schenkers een fiscal attest voor giften vanaf €40. Meer info
    • Ontdek op www.erfgoedsteun.be[*1]  of er voor jouw erfgoedproject financiële ondersteuning op lokaal, provinviaal, Vlaams, nationaal of, internationaal niveau mogelijk is. Als je als gezelschap, festival, instelling of individuele artiest sterk verbonden bent aan een bepaalde stad of gemeente, maak je wellicht op lokaal niveau een goede kans.
    • Een organisatie uit de erfgoedsector kan je begeleiden bij het voorbereiden van een aanvraag voor erfgoedsubsidies. Voor meer info kijk bij ‘Ondersteuning’ op deze website.   
    • Misschien heb je in je stock nog verschillende exemplaren van programmaboekjes, posters of ander promotiemateriaal liggen? Heb je al eens overwogen deze te verkopen? Dan is dit wellicht de ideale aangelegenheid. Maak een brochure waarin je wat meer uitleg geeft over jullie toekomstplannen voor het archief en verkoop de dubbele exemplaren via sociale media, website of voor en na een voorstelling. Zorg ervoor dat er van elk stuk steeds 2 exemplaren in het archief blijven. Verkoop nooit unieke stukken die deel zijn van het archief!
    • Maak een brochure waarin je wat meer uitleg geeft over jullie toekomstplannen met het archief en verspreid deze via verschillende kanalen. Koppel deze brochure aan een oproep om giften over te maken die gebruikt zullen worden voor het archief. Vraag toeschouwers bij de ticketverkoop om een extra gift. Links toevoegen naar boekensteun.be of andere crowdfunding-platformen.

Plaats

Waardevolle delen van het archief en de collectie worden vaak weggegooid omwille van plaatsgebrek. Het zijn wellicht voornamelijk de grote objecten (zoals kostuums, decorstukken, maquettes, …) die veel plaats in beslag nemen en dus in het containerpark belanden.Maar misschien krijg je daar later wel spijt van… Lees hier hoe je met dit probleem kan omgaan.

  • Een van de belangrijkste aspecten van een goede archiefzorg is selectie : het verwijderen van die stukken die niet bewaard moeten worden. Bekijk de richtlijnen ‘Schonen van fysiek en digitaal archief’ en ‘Bepaal de waarde van je archief en collectie(s)’ voor meer informatie.
  • De archiefstukken die slechts sporadisch worden geraadpleegd binnen jouw werking (het statisch archief) en eventueel ook de archieven en collecties van andere organisaties en privé-personen die jij in je bezit hebt, komen in aanmerking om over te dragen aan een professionele bewaarinstelling. Bekijk de richtlijn ‘Zoek een nieuwe bewaarplaats voor je archief en collectie(s)’ voor meer informatie.
  • Een oplossing is het huren van een loods of garage voor deze collectie. Een klein deel van de kostprijs hiervan kan misschien gerecupereerd worden door de objecten te hergebruiken/recycleren/uitlenen. Zorg er dan wel voor dat je een goed overzicht hebt van deze stukken. Kijk daarvoor naar de richtlijn ‘Maak een beschrijving’.

Tijd

Denk je niet genoeg tijd te hebben om te starten met een archiefproject ? Ontdek dan hier hoe je tijd kan besparen.

  • Vul je tijd zo efficiënt mogelijk in. Maak gebruik van deze toolbox en vermijd opzoekwerk! Wij hebben voor jou heel  wat informatie met betrekking tot archief- en collectiezorg in de kunsten verzameld en op deze website geplaatst.
  • Stel in overleg met de directie of het bestuur een prioriteitenlijst op en raadpleeg deze toolkit voor het uitwerken van deze aspecten. De toolkit is namelijk zo ontwikkeld dat je de verschillende stappen onafhankelijk van elkaar kan toepassen. Op deze manier kan je de zorg voor je archief spreiden over verschillende jaren.
  • Vergeet anderzijds niet dat een goede archiefwerking slechts een éénmalige grote tijdsinspanning vergt. Eens het bestaande archief goed aangepakt is, zal het nadien niet veel werk zijn om het systematisch aan te vullen en win je er gegarandeerd tijd mee.
  • Schakel hulp in :
    • Jouw sympathisanten en fans hebben misschien wel tijd om je als vrijwilliger te helpen bij het verwerken van je archief. Het voordeel van deze sympathisanten is dat zij de werking van jouw gezelschap wellicht goed kennen.
    • Een student van de opleiding Archivistiek (voordeel : kennis archiefzorg) of Kunstwetenschappen, (voordeel : interesse voor kunst). Zij hebben misschien in de zomer wel tijd om een handje te helpen of doorheen het schooljaar een stage te lopen. 
    • Een ex-medewerker? Ook zij kennen de werking en producties van jouw gezelschap wellicht zeer goed en kunnen deze kennis goed gebruiken bij het verwerken van archief.
    • Links naar pilootprojecten waar met vrijwilligers wordt gewerkt.

Expertise

Je kerntaak ligt uiteraard niet bij het archiveren van jouw werking en creaties. Het is dus logisch dat je niet over alle nodige expertise beschikt. Ontdek hier waar je deze terug kan vinden.

  • Met deze projectwebsite deelt Het Firmament relevante informatie rond de zorg voor podiumkunstenarchieven- en collecties.
  • www.erfgoedsteun.be geeft ook informatie over inhoudelijke steun. Neem dus een kijkje op de website en ontdek of er voor jouw erfgoedproject inhoudelijke ondersteuning op lokaal, provinciaal, Vlaams, nationaal of internationaal niveau mogelijk is.
  • Schakel een stagiair Archivistiek in. Contacteer Het Firmament voor begeleiding bij het opstellen van een stageaanvraag.
  • Schakel eventueel professionele hulp in.
  • Ken je iemand of een organisatie die zelf zijn archief al onder handen nam ? Aarzel niet hen te contacteren. Zij hebben wellicht tips en kunnen je waarschuwen voor valkuilen. Misschien zijn er wel enkele pilootprojecten op deze website die aansluiten bij jouw project?
  • Heb je moeilijkheden met het identificeren van sommige mensen op foto’s of video’s uit het archief? Plaats kopieën van dit beeldmateriaal in programmaboekjes, nieuwsbrieven en/of op sociale media en vraag het publiek te helpen namen op de gezichten te plakken (crowdsourcing).

 


 [*1]Momenteel enkel voor de provincie Antwerpen, maar zal eventueel nog uitgebreid worden naar andere provincies